עורכי דין המייצגים חברות ולקוחות פרטיים בארץ מול פרטים וחברות בחו"ל, ואף לקוחות אשר מקום פעילותם בחו"ל בעסקיהם בארץ, נאלצתי לא אחת להתמודד עם נושא של הוכחת אמיתות מסמכים וראיות אשר מקורן במדינות אחרות. מסמכים אלו מקבלים התייחסות מיוחדת בדין הישראלי ובדין מדינות אחרות, בשל העובדה כי מסמכים רשמיים של מדינה אחת אינם עונים לדרישות הדין של מדינה אחרת ואינם מוכרים בה כמסמכים רשמיים כלל ועיקר.
הבעייתיות
פעילות משפטית בין גופים ישראלים לגורמים אחרים בחו"ל מחייבת לעיתים הצגת מסמכים רשמיים על ידי גוף אחד למשנהו. הבעייתיות נוצרת כאשר מסמכים אשר מספק גוף אחד אינם מוכרים כמסמכים רשמיים עבור משנהו במדינה זרה, ועליהם לעבור הליך נוסף של אימות משפטי.
חוזים בין שתי חברות דורשים הוכחת היות כל חברה ישות משפטית במדינה בה היא קיימת, בין היתר על ידי הצגת תעודת רישום חברה מאת רשם החברות המעיד על רישומה של החברה כדין. כן, דורשת פעילות חוזית בין חברות הוכחה של זכויות החתימה באותן החברות על ידי הצגת פרוטוקול דירקטוריון החברה או מסמכים משפטיים אחרים המעידים על כך.
גם הליכים משפטיים אחרים דורשים הצגה של מסמכים רשמיים של מדינה אחת במדינה אחרת, לצורך קיומם והתנהלותם. מסמכים רשמיים אלו יכולים להיות פסק דין, צו קיום צוואה או צו ירושה, תעודת לידה, תעודת פטירה, תעודת נישואין, תעודות אקדמאיות ותעודות הסמכה, מסמכים נוטריוניים וכיו"ב. מאחר ומסמך רשמי של מדינה אחת אינו מהווה ראיה כדין במדינה אחרת, מסמך כזה דורש אימות נוסף.
לעיתים הליכים משפטיים מחייבים שיתוף פעולה של גורמים המצויים מחוץ לתחום המדינה בה מתנהל ההליך, באמצעות מתן עדות, תצהיר או חוות דעת לבית המשפט או הטריבונל המשפטי המנהל את ההליך. כאשר המצהיר, העד או נותן חוות הדעת אינם מצויים במדינה בה מתקיים ההליך, המסמך אשר ייחתם דורש עמידה בדיני הראיות של המדינה בה הוא מוגש כראיה, ועל כן צריך לעבור התאמה לדין המקום בו יוגש. הוא הדין במקרה של מסמכים נוטריוניים אחרים כמו יפויי כח שנותן למשל לקוח בחו"ל לעו"ד ישראלי, או להיפך.
אכיפה של פסק דין אשר התקבל במדינה אחת וביצועו במדינה אחרת, מחייבת הצגת פסק הדין במדינה בה יבוצע והוכחת אמיתותו והערכאה אשר נתנה אותו, לרבות, לעיתים, הוכחת הדין הקיים באותה המדינה.
אמנת האג
אמנת האג שנחתמה בשנת 1961 מדברת על אימות מסמכים ציבוריים במישור היחסים שבין מדינות, ועליה חתומות 47 מדינות בעולם, לרבות ישראל אשר החילה את האמנה בתקנות לביצוע אמנת האג (ביטול אימות מסמכי חוץ ציבוריים), תשל"ז-1977.
על פי האמנה כל מסמך אשר הוציאה רשות ציבורית במדינה אחת, יתקבל כמסמך רשמי במדינה אחרת החתומה על האמנה רק אם הוא נושא חותמת מיוחדת המאמתת את תוקפו כמסמך רשמי. חותמת זו נקראת חותמת אפוסטיל (Apostille). חותמת זו מוטבעת על ידי נציגי הקונסוליה (משרד החוץ) במדינה המנפיקה את המסמך או על ידי הרשות אשר הנפיקה את אותו המסמך או על ידי בית המשפט בהתאם למסמך המאושר.
על פי האמנה, אימות על ידי כל אחד מהשלושה לעיל, של מסמך רשמי, יתקבל כמסמך רשמי במדינות האחרות החתומות על האמנה. לגבי מדינות אשר אינן נמנות על המדינות החתומות על האמנה, קיימת פרוצדורה מעט יותר מסובכת לאימות מסמכים רשמיים, וקיימים גם הסדרים בין מדינות אשר אינן חתומות על האמנה עם שכנותיהן אשר חתומות עליה, אך תוקפם המשפטי של הסדרים אלו אינו ברור.
פעילות משפטית בין מדינתית היא הליך סבוך יותר מהליך המתנהל במדינה אחת, בעיקר בשל הבעייתיות של המסמכים העוברים בין הצדדים להליך. לאור האמור הליך כזה ידרוש תכנון מראש והכללת הפרוצדורות לאימות המסמכים בלוח הזמנים המוקצה להליך.
